DemografieKompass

Contents

  1. Der DemografieKompass
  2. Die Entwicklung des DemografieKompass
  3. Lizenz- und Nutzungsbedingungen
  4. DemografieKompass Online und für Windows im Vergleich
  5. Installation und Aktualisierung des DemografieKompass für Windows
    1. Automatische Updates
    2. Installation ohne Administrationsrechte
    3. Nutzung unter Linux und MacOS
  6. Anleitung KurzCheck: Dialoggeführte Grobanalyse der Altersstruktur
    1. Schritt 1: Angabe der Gesamtmitarbeiter, die in die Altersstrukturanalyse einbezogen werden sollen
    2. Schritt 2: Eingabe und Definition von Beschäftigtengruppen
    3. Schritt 3: Kurz- oder Detailanalyse
    4. Schritt 4: Erfassen der Altersstruktur
    5. Schritt 5 - Ergebnisse einschätzen und bewerten (Altersstruktur- und Personalbedarfsprognose)
  7. Anleitung ExpertenCheck: Detaillierte und flexible Altersstrukturanalyse
    1. Altersstrukturdaten erfassen
    2. Daten eingeben
    3. Dateneingabe in der Spalte "Geburtsdatum/Alter"
    4. Dateneingabe in der Spalte "Austrittsdatum"
    5. Hinweise zur optimalen Aufbereitung von Daten für die Auswertung
    6. Hilfe zur automatischen Berechnung von Werte-Intervallen in Microsoft Excel
  8. Anleitung Standard-Auswertungen mit dem DemografieKompass erstellen
    1. Stellgrößen für die Analyse
    2. Altersstruktur-Grafik: Aktuelle und zukünftige Altersstruktur
    3. Bilanzgrafik: Personalkennzahlen zur Veränderung der Belegschaft im Prognosezeitraum
    4. Tabellarische Ergebnisdarstellung
    5. Prozentuale Ergebnisdarstellung
    6. Hinweise zur Standard-Prognose im DemografieKompass
  9. Anleitung: Kategorien zur Feinsteuerung der Auswertungen nutzen
    1. Sichtbare Datenreihen
    2. Filteroptionen
    3. Anzeige der ausgewählten Daten
  10. Anleitung Erweiterte Altersstrukturanalyse: Fluktuation und Einstellungen berücksichtigen
    1. Kategorie festlegen
    2. Fluktuation festlegen
    3. Personalbedarf planen
    4. Freie Stellen besetzen
  11. Weitere Funktionen
    1. Drucken und Druckvorschau
    2. Exportieren von Daten
  12. Eine Altersstrukturanalyse dokumentieren
    1. Ergebnis-Grafiken speichern
    2. Gewählte Kategorien dokumentieren und anpassen
  13. Nutzen und Anwendungsbereiche des DemografieKompass
  14. Handlungsbedarfe erkennen und Ziele und Maßnahmen entwickeln
  15. Datenschutz

Der DemografieKompass

Mit dem DemografieKompass der TBS NRW schätzen Sie in wenigen Minuten die Altersstruktur der Beschäftigten im Unternehmen ein. Die Software berechnet die zukünftige Altersstruktur (Prognose) und stellt die Ergebnisse grafisch und tabellarisch dar. Damit ermöglicht Sie Ihnen zu prüfen, welche altersstrukturellen Herausforderungen für das Unternehmen zu erwarten sind. Den DemografieKompass können Sie online über Ihren Browser nutzen oder von www.demobib.de herunterladen und auf Windows-PCs installieren.

Diese Seite dokumentiert die Funktionen der Version 3.0 der DemografieKompass-Software. Dies umfasstdie Altersstrukturanalyse-Software weiterer Anbieter wie u.a. der BGW, die diese in Kooperation mit der TBS anbieten.

Der DemografieKompass ist ein Werkzeug für Unternehmer, Personalverantwortliche, Betriebsräte und Personalräte sowie interessierte Beschäftigte. Die Nutzung ist kostenfrei. Dies gilt unter Berücksichtigung der Lizenzbedingungen für TBS Software auch für die gewerbliche Nutzung.

Der DemografieKompass bietet mit dem KurzCheck und dem ExpertenCheck zwei unterschiedliche detaillierte Auswertungsfunktionen:

  • Mit dem KurzCheck (DemografieKompass Online und Software für Windows) schätzen Sie dialoggeführt in wenigen Minuten die Altersstruktur im Unternehmen ein. Sie erstellen eine Prognose, die Ihnen einen Überblick über entscheidende Trends der Entwicklung des Personals liefert.

  • Mit dem ExpertenCheck (DemografieKompass Software für Windows) können Sie vorhandene Daten zur betrieblichen Altersstruktur importieren und detaillierte Analyse der Personalentwicklung erstellen. Die flexiblen Funktionen zur Datenerfassung und -auswertung ermöglichen es Ihnen vielfältige Faktoren (Qualifikationen, Abteilungszugehörigkeit, Betriebszugehörigkeit, Geschlecht, etc.) in die Analyse einfließen zu lassen.

Alle Versionen des DemografieKompass bieten eine einfache Bedienung sowie eine anschauliche und flexible Darstellung der Ergebnisse. Die grafische Darstellung der Ergebnisse kann einfach in Präsentationen übernommen werden.

Einsetzbar ist der DemografieKompass in einem breiten Anwendungsspektrum. Dieses reicht von der detaillierten Aufarbeitung betrieblicher Kennzahlen und Trends bis zur Simulation unterschiedlicher Altersstrukturen. Die Ergebnisse der Analysen können sowohl in Präsentationen u.ä. dokumentiert oder mittels eines Beamers live und interaktiv in Workshops präsentiert werden.

Die DemografieKompass-Software wird von der TBS NRW weiterentwickelt. Über verfügbare Programmaktualisierungen werden Sie bei aktiver Internetverbindung beim Programmstart informiert. Über Hinweise zur Verbesserung der Software freuen wir uns! Richten Sie diese bitte an demobib@tbs-nrw.de

Die Entwicklung des DemografieKompass

Der DemografieKompass ist ein Produkt der Technologieberatungsstelle beim DGB in NRW e.V. (TBS NRW). Die Software wurde im Rahmen des Projekts "Betriebliche Beschäftigungsfähigkeit im demografischen Wandel" (demoBiB) mit finanzieller Förderung durch das Land NRW, den EU-Sozialfonds und die Hans Böckler Siftung entwickelt. Die Entwicklung der Version 3.0 der Software wurde durch das Land NRW und den EU-Sozialfonds im Rahmen des Projekts "Informations- und Servicenetzwerk Demografischer Wandel" gefördert. Die Konzeption und Kofinanzierung der Weiterentwicklung erfolgte durch die TBS NRW, die technische Realisierung durch die AMMMa AG in Bielefeld.

Lizenz- und Nutzungsbedingungen

Die DemografieKompass, UnternehmensCheck und SelbstCheck Programme der TBS NRW dürfen zu nichtkommerziellen Zwecken kostenlos und ohne jede Einschränkung benutzt werden. Eine kommerzielle Nutzung der DemografieKompass, UnternehmensCheck, SelbstCheck und Wegweiser Software ist kostenlos unter der Voraussetzung der schriftlichen Zustimmung zu den Lizenzbedingungen der TBS NRW gestattet.

Eine Dekompilierung oder Veränderung der Software ist nicht zulässig.

DemografieKompass Online und für Windows im Vergleich

Die Online und PC-Version des DemografieKompass bieten unterschiedliche Funktionen:

  • Mit dem DemografieKompass Online schätzen Sie direkt über Ihren Webbrowser die Altersstruktur ein und führen einfache Analysen der Altersstruktur durch. Daten und Ergebnisse können für registrierte demoBiB-Benutzer online gespeichert werden.

  • Mit dem DemografieKompass für Windows PCs können Sie sowohl einfache (KurzCheck) als auch komplexe (ExpertenCheck) Analysen betrieblicher Altersstrukturen durchführen. Der ExpertenCheck-Modus ermöglicht Tabellen mit Mitarbeiterdaten zu importieren und direkt zur Analyse der Altersstruktur zu nutzen. Dabei können vielfältige und frei wählbare Merkmale von Mitarbeiter-Gruppen erfasst werden. Diese zusätzlichen Informationen ermöglichen differenzierte und komplexe Auswertungen zur aktuellen und zukünftigen Altersstruktur der Belegschaft bzw. von Abteilungen, Berufsgruppen etc. Die erfassten Daten und Ergebnisse können Sie mit der Software auf Ihrem PC speichern.

Sie finden den DemografieKompass als Installationsdatei für Windows-PCs und als Onlineversion auf www.demobib.de im Menüpunkt "Die Werkzeuge".

Die Windows-Software prüft bei vorhandenem Internetzugang automatisch, ob Updates vorhanden sind. Ist dies der Fall erhalten Sie eine Benachrichtigung und können die aktualisierte Software herunterladen und über die alte Version installieren. Bei Bedarf kann diese Funktion abgeschaltet werden. Wählen sie hierzu während der Installation den Modus "Benutzerdefiniert" und deaktivieren Sie die entsprechende Funktion.

Installation und Aktualisierung des DemografieKompass für Windows

Für die Onlineversion des DemografieKompass ist keine Softwareinstallation notwendig. Zum Start rufen Sie die Internetadresse http://kompass.demobib.de/Wizard/Wizard.aspx auf.

Die Installationsdatei des DemografieKompass steht auf www.demobib.de im Menübereich "Werkzeuge" für PCs mit Windows 2000, XP, Vista und Windows 7 zum Download bereit. PCs mit Windows 2000 und XP benötigen ggf. zusätzlich die Software Microsoft .net Framework 2.0. Dies wird während der Installation überprüft und bei Bedarf ein Link auf die zusätzliche kostenlose Software angezeigt.

Automatische Updates

Die automatische Update-Funktion des DemografieKompass informiert sie bei bestehender Internetverbindung beim Programmstart über zur Verfügung stehende Software-Aktualisierungen. Diese können Sie herunterladen und direkt über die bestehende Version des DemografieKompass installieren. Damit wird die Software aktualisiert.

Installation ohne Administrationsrechte

Fehlen Ihnen die Berechtigungen zum installieren von Programmen auf Ihrem PC können Sie wie folgt vorgehen: 1. Laden Sie die ZIP-komprimierte Datei DemografieKompass.zip herunter und entpacken Sie in ein Verzeichnis Ihrer Wahl auf dem PC. 2. Öffnen Sie das Verzeichnis mit dem Windows Datei-Explorer und starten Sie die Datei "demobib.exe", auch erkennbar an dem entsprechenden Symbol. 3. Erstellen Sie bei Bedarf eine Verknüpfung auf diese Datei, sodass Sie den DemografieKompass direkt z.B. von Ihrem Desktop starten können. Auch in diesem Fall benötigen Sie das Microsoft .net Framework 2.0 Bei Windows Vista und Windows 7 ist dies bereits vorinstalliert.

Nutzung unter Linux und MacOS

Eine Version des DemografieKompass für Linux und Mac OS steht leider nicht zur Verfügung. Eine Nutzung der Software unter diesen Betriebssystemen ist derzeit nur möglich, wenn eine Virtuelle Maschine (VM) mit einem der o.a. Windows Betriebssysteme installiert wird.

Anleitung KurzCheck: Dialoggeführte Grobanalyse der Altersstruktur

Der KurzCheck (verfügbar im DemografieKompass Online und für Windows) führt Sie mit Leitfragen zu einer Einschätzung der betrieblichen Altersstruktur und ermöglicht Auswertungen auf Grundlage einfacher Merkmale zur Unterscheidung von Beschäftigtengruppen (bspw. Ausbildung). Die Datenerfassung erfolgt in vier Schritten, im fünften Schritt erfolgt die Auswertung.

Sinnvoll ist die Nutzung des KurzCheck, wenn die Altersstruktur zunächst mit möglichst wenig Zeitaufwand grob geschätzt werden soll, Daten zur Altersstruktur nur unvollständig vorliegen oder die Auswirkungen unterschiedlicher Altersstrukturen auf die Entwicklung der Belegschaft verglichen werden sollen. Für die Datenerfassung sind je nach Menge und Genauigkeit der zu erfassenden Daten 5-15 Minuten zu veranschlagen.

Schritt 1: Angabe der Gesamtmitarbeiter, die in die Altersstrukturanalyse einbezogen werden sollen

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter/innen, die in die Prognose einbezogen werden sollen, in das Feld "Anzahl Mitarbeiter/innen" ein. Screenshot des DemografieKompass für Windows: /cweb/cgi-bin-noauth/moin.cgi/DemografieKompass?action=AttachFile&do=get&target=DemografieKompassSchritt1.gif Screenshot der Onlineversion Schritte 1-3 /cweb/cgi-bin-noauth/moin.cgi/DemografieKompass?action=AttachFile&do=get&target=Demokompass+Online+Schritt+1-3.gif. Sie können die Anzahl der Mitarbeitenden jederzeit anpassen.

Schritt 2: Eingabe und Definition von Beschäftigtengruppen

Legen Sie fest, für welche Beschäftigtengruppen eine Analyse erstellt werden soll. Vorgegeben sind fünf Kategorien, die unterschiedliche Ausbildungsniveaus berücksichtigen: Hochschule/Fachhochschule, Meister/Techniker, Berufsausbildung, Angelernt und Sonstige. Sie können diese Vorgabe übernehmen oder eigene Kategorien erfassen, indem Sie die bestehenden umbenennen, ergänzen oder löschen. Die Funktion hierzu rufen Sie mit dem Button „Kategorien ändern“ auf. Bei der Eingabe von Kategorien prüfen Sie, welche Beschäftigtengruppen eindeutig voneinander unterschieden werden können. Die Gruppen sind so zu wählen, dass in der Summe alle Beschäftigten auf sie aufgeteilt werden können. Sinnvoll für eine erste Analyse ist eine Unterscheidung unterschiedlicher Qualifikations- oder Berufsgruppen oder eine Aufteilung nach Abteilungen. Sie können die Anzahl der unterschiedlichen Kategorien frei wählen.

Möchten Sie nur einen schnellen Überblick über die Gesamtbelegschaft erhalten, verwenden Sie nur eine Kategorie und geben dort die Daten zur gesamten Belegschaft ein.

Nach der Festlegung der Kategorien für die Beschäftigtengruppen erfassen Sie die jeweilige Anzahl der Beschäftigten. Dazu verschieben Sie die Regler oder geben die Anzahl der Beschäftigten direkt in die Felder auf der rechten Seite ein. Liegen Ihnen nicht alle Daten genau vor, können Sie diese auch schätzen. In der Online-Version bestätigen Sie eine Dateneingabe mit einem Mausklick oder wie in der Windows-Version mit der Eingabe/Absatz-Taste.

Die Anzahl der Beschäftigten, die Sie noch keiner Gruppe zugeteilt haben, wird in dem Feld "Verbleibende Mitarbeiter/innen" angezeigt. Sobald sämtliche Mitarbeitenden zugeordnet sind, erscheint ein grüner Haken und Sie können den nächsten Bearbeitungsschritt starten.

Schritt 3: Kurz- oder Detailanalyse

Für eine schnelle Einschätzung Ihrer betrieblichen Altersstruktur wählen Sie die Taste "Kurz-Analyse". Hier legen Sie eine einheitliche Altersstruktur für alle Beschäftigtengruppen in den verschiedenen Kategorien fest. Mit der Schaltfläche „Detail-Analyse“ erhalten Sie in den nachfolgenden Schritten die Möglichkeit für jede Beschäftigtengruppe getrennt die Altersstruktur zu erfassen. Haben Sie verschiedene Beschäftigtengruppen erfasst ist es empfehlenswert die Detail-Analyse zu nutzen.

Schritt 4: Erfassen der Altersstruktur

Legen Sie fest, welche Altersstruktur im Unternehmen bzw. den Beschäftitengruppen vorhanden ist. Für die Erstellung der Altersstruktur stehen Ihnen an dieser Stelle ebenfalls Regler und Kästchen für die direkte Eingabe zur Verfügung./cweb/cgi-bin-noauth/moin.cgi/DemografieKompass?action=AttachFile&do=get&target=kompass_schritt4.JPG

Zum schnellen Vergleich der Auswirkungen unterschiedlicher Altersstrukturen und für den Fall, dass Sie die Altersstruktur im Betrieb nicht genau kennen, bietet der DemografieKompass vier Vorgabeeinstellungen an. Wählen Sie zwischen den Vorgaben "Alterszentriert", "Mittenzentriert", "Jugendzentriert" oder "Ausgewogen".

Sie können die von den Vorgabe-Schaltflächen erstellte Altersverteilung anpassen. Verringern Sie dazu die Anzahl der Beschäftigten in einer oder mehreren Altersgruppen und erhöhen Sie anschließend deren Anzahl in einer oder mehreren anderen Altersgruppen. Hierzu können Sie erneut die Regler verschieben oder die Angaben im Feld "Anzahl" direkt eingeben. Haben Sie sich in Schritt 3 für die "Detail-Analyse" entschieden, führt der DemografieKompass Sie für jede Beschäftigtengruppe durch die Erfassungsmaske zur Altersstruktur.

Standardmäßig bietet der DemografieKompass im KurzCheck die Erfassung der Altersstruktur in 5-Jahres-Intervallen an. Dies erleichtert die Datenerfassung, führt aber zu einer ungenauen Datengrundlage. Für die Berechnung können Sie diese Einstellungen für jede Kategorie vornehmen und erhalten so im nächsten Schritt eine detailliertere Auswertung./cweb/cgi-bin-noauth/moin.cgi/DemografieKompass?action=AttachFile&do=get&target=genaue_erfassung.gif

Schritt 5 - Ergebnisse einschätzen und bewerten (Altersstruktur- und Personalbedarfsprognose)

In diesem letzten Schritt betrachten Sie die Ergebnisse Ihrer Altersstrukturanalyse und erstellen Prognosen. Detaillierte Hinweise zur Nutzung der Analysefunktionen finden Sie im Abschnitt Auswertungen.

Anleitung ExpertenCheck: Detaillierte und flexible Altersstrukturanalyse

Der ExpertenCheck im DemografieKompass für Windows bietet Ihnen die Möglichkeit, Merkmale Ihrer Wahl zu den Beschäftigten zu erfassen und mehrdimensional zu analysiseren. Damit können Sie komplexe Abfragen und Auswertungen realisieren, z.B. indem Sie die Ergebnisse unterschiedlicher Abteilungen eines Unternehmens miteinander vergleichen oder unter Nutzung der Filterfunktion Ergebnisse weiter detaillieren.

Altersstrukturdaten erfassen

Für die Eingabe der Daten zum Alter sowie weiterer Merkmale der Beschäftigten können Sie die Personaldaten direkt im DemografieKompass in eine Tabelle eingeben. Die beiden ersten Spalten ("Geburtsdatum/Alter" und "Austrittsdatum") sind dabei vom System vorgegeben, ihre Funktion wird in den folgenden Abschnitten beschrieben. Die Bezeichnung der weiteren Spalten sowie deren Anzahl kann mit einem Klick auf die Schaltfläche "Spalten ändern"/cweb/cgi-bin-noauth/moin.cgi/DemografieKompass?action=AttachFile&do=get&target=spalten_aendern_experte.jpg an die Inhalte der Personaldaten angepasst werden. Damit ermöglicht der DemografieKompass die Verarbeitung und Auswertung unterschiedlicher Daten und Fragestellungen.

Daten eingeben

Die Personaldaten können Sie im DemografieKompass Zeile für Zeile eingeben. Neue Zeilen fügen Sie durch Klick auf die Sternschaltfläche in der linken Spalte der Tabelle ein oder durch Drücken der Tab-Taste am Ende einer Zeile./cweb/cgi-bin-noauth/moin.cgi/DemografieKompass?action=AttachFile&do=get&target=kompass_dateneingabe_experte.JPG

Komfortabler ist es, die Daten aus einer bestehenden Tabelle mit Informationen zum Alter der Mitarbeitenden und weiteren Merkmalen zu kopieren. Markieren Sie die zu importierenden Daten in der Tabellenkalkulation (Microsoft Excel, Open Office Calc etc.) und kopieren Sie diese (z.B. mit der Tastenkombination Strg-C). Wechseln Sie in den DemografieKompass und fügen Sie die Daten ein. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen Sie "Excel-Daten importieren" oder nutzen Sie die Tastenkombination Strg-V.

Sollten Sie Überschriften aus Ihrer Tabellenkalkulation mit eingefügt haben, so ist es möglich, diese Zeile wie alle anderen Datenzeilen im DemografieKompass zu löschen. Markieren Sie die entsprechende Zeile im DemografieKompass indem Sie mit der linken Maustaste in das Feld am linken Rand der Zeile klicken. Anschließend können Sie durch Drücken der "Entfernen" Taste auf Ihrer Tastatur die markierte Zeile löschen. Einfache Korrekturen an den Daten können Sie bei Bedarf auch im DemografieKompass durchführen. Hierzu stehen Ihnen ähnliche Funktionen wie in einer einfachen Tabellenkalkulation zur Verfügung. Umfangreichere Nacharbeiten an den Daten sollten hingegen in der Ursprungsdatei durchgeführt und die Daten erneut importiert werden.

Mit der im DemografieKompass verlinkten Beispieltabelle können Sie das Vorgehen üben.

Dateneingabe in der Spalte "Geburtsdatum/Alter"

Die neue Version 3.0 des DemografieKompass ermöglicht Ihnen das Alter der Beschäftigten in der ersten Spalte entweder mit dem Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ oder durch Angabe des aktuellen Alters in Jahren einzugeben. Um das Alter in Jahren zu berechnen können Sie bspw. in Microsoft Excel die Funktion DATEDIF nutzen. Diese errechnet die Differenz zwischen zwei Datumsangaben und gibt diese beispielsweise als Anzahl Jahre aus.

Syntaxbeispiel Berechnung des Mitarbeiteralters für Microsoft Excel:

=DATEDIF(C5;$A$3;"Y") In der Zelle $A$3 wird das aktuelle Datum der Auswertung eingegeben (Stichtag zur Berechnung des Alters der MA in Jahren) "Y" kennzeichnet das Ausgabeformat in der Zielzelle, in diesem Fall "Jahre"

Beachten Sie beim Einfügen der Daten, dass es nur sinnvoll ist gruppenweise auswertbare Daten in den DemografieKompass zu kopieren (Abteilung, Team, Qualifikation, Geschlecht,...). Sobald in einer Zeile Daten erfasst sind, die ein eindeutig individuelles Merkmal darstellen (Geburtsdatum, Kombination Vor-/Nachname etc.), wird die Berechnung der Auswertung sehr komplex und das DemografieKompass Programm arbeitet extrem langsam. Zudem sind derartige Daten in der Regel datenschutzrechtlich besonders zu schützen.

Dateneingabe in der Spalte "Austrittsdatum"

Mit der Eingabe eines Datums im Format TT.MM.JJJJ können Sie ein bereits feststehendes Austrittsdatum für Beschäftigte festlegen. Dies ermöglicht es befristete Beschäftigungsverhältnisse, Austrittsdaten von Altersteilzeitverträgen aber auch Arbeitsverhältnisse in der Berechnung zu berücksichtigen. Derzeit leider nicht erfasst werden können Beschäftigte, die länger als bis zum Erreichen des Regel-Rentenalters oder der ihren Planungen zugrundeliegenden Altersgrenze arbeiten bzw. arbeiten wollen. Für diese gilt wie für alle anderen Beschäftigten das im DemografieKompass eingestellte durchschnittliche Renteneintrittsalter.

Hinweise zur optimalen Aufbereitung von Daten für die Auswertung

Der DemografieKompass bietet eine hohe Flexibilität in der Art und im Umfang der auszuwertenden Daten. Mit den folgenden Grundsätzen schaffen Sie die Voraussetzungen für aussagekräftige Auswertungen:

  • Gruppierung von Daten:

Die zu einer Daten-Kategorie, d.h. in einer Spalte der DemografieKompass Datentabelle erfassten Informationen sollen Aufschluss über Merkmale einer Personengruppe geben. Dies bedeutet, dass die eingegebenen Informationen in der Regel auf mehr als eine Person zutreffen. Dies ist bei Angaben zum Geschlecht gegeben, bei Informationen wie z.B. der Dauer der Betriebszugehörigkeit oder der Dauer von Krankheiten ist eine Erassung und Auswertung komplexer. Diese Daten sollten nicht in der Anzahl der Jahre oder Tage erfasst werden, sondern in Intervallen (0-5 Jahre, 6-10 Jahre etc.). Gleiches gilt für die Darstellung von Qualifikationen, Abteilungszugehörigkeit etc. Wie und welche Daten zu gruppieren sind muss vor dem Hintergrund der betrieblichen Situation (Unternehmensgröße, Unternehmensstruktur etc.) entschieden werden. Technische Hilfe zur Erstellung von Werte-Intervallen in Microsoft Excel bietet der nachfolgende Abschnitt.

  • Optimierung der Daten für die Auswertung:

Eine Verringerung der Datenkategorien und der Ausprägungen entsprechend diesen Leitlinien verringert die Komplexität der Auswertungen und sichert übersichtliche Ergebnisse. Ebenso wird die Berechnung der Ergebnisse durch die geringere Komplexität der Daten deutlich beschleunigt. In der Version 3.0 des DemografieKompass wurde die Performance der Berechnung bei großen Datensätzen (>1000 Beschäftigte) optimiert. Dennoch beschleunigt eine übersichtliche Anzahl der Datenkategorien und eine Begrenzung der der Merkmalsausprägungen im DemografieKompass die Berechnungszeiten deutlich.

Hilfe zur automatischen Berechnung von Werte-Intervallen in Microsoft Excel

Um die Menge der Ausprägungen, die einer Kategorie wie bspw. der Betriebszugehörigkeit zu verringern, können diese in Wertegruppen bzw. Werte-Intervallen zusammengefasst werden. Das hat den Vorteil, dass Auswertungen, die zwischen den Wertegruppen unterscheiden übersichtlicher werden bzw. überhaupt erst möglich sind. Wie Werte-Gruppen berechnet werden können wird hier an der Zusammenfassung der Informationen zur Dauer der Betriebszugehörigkeit gezeigt.

Syntaxbeispiel Berechnung von Altersintervallen der Betriebszugehörigkeit für Microsoft Excel:

=VERWEIS(B3;{0;6;11;16;21;26;31};{"0-5 Jahre";"6-10 Jahre";"11-15 Jahre";"16-20 Jahre";"21-25 Jahre";"26-30 Jahre";"31 Jahre+ In der Zelle B3 ist für einen Mitarbeitenden die Dauer der Betriebszugehörigkeit in Jahren erfasst. Die Angaben im ersten geschweiften Klammerpaar geben die Eingangsgrenzen der Betriebszugehörigkeitsintervalle an. Im zweiten Klammerpaar stehen die Bezeichnungen für die Intervalle. 

Mit Eingabe der Formel wird in der jeweiligen Zelle das Intervall für die Dauer der Betriebszugehörigkeit ausgegeben. Ggf. ist wie für das Alter der Beschäftigten die Dauer der Betriebszugehörigkeit gesondert zu berechnen. Indem Sie die Formel für alle Mitarbeitenden in einer Spalte kopieren, erhalten Sie die für eine intervallgebundene Auswertung erforderlichen Daten.

Anleitung Standard-Auswertungen mit dem DemografieKompass erstellen

Der Auswertungsbildschirm des DemografieKompass ist in drei Bereiche gegliedert.

  • In der rechten Spalte befinden sich die Steuerelemente für die Berechnung der Altersstrukturanalyse
  • Die Grafik links oben zeigt die aktuelle Altersstruktur (Linien) und die Prognose (Balken).
  • Die Grafik links unten zeigt Personalkennzahlen zu den altersstrukturellen Veränderungen.

Stellgrößen für die Analyse

In der rechten Spalte befinden sich Steuerelemente für die Berechnung der Altersstruktur-Prognose. Alle Regler können unabhängig voneinander angepasst werden.

  • Zur Erstellung einer Prognose ist zunächst der Stichtag der Auswertung festzulegen. Wählen Sie das aktuelle Datum oder einen festen Termin wie den Beginn des Kalenderjahres oder Geschäftsjahres. Auf diese Weise können Sie zu einem späteren Zeitpunkt Ergebnisse aus verschiedenen Analysen besser vergleichen. Berücksichtigen Sie jedoch, dass bei Stichtagen in der Zukunft oder Vergangenheit evtl. die von Ihnen genutzten Beschäftigtendaten nicht mit denen des Stichtages übereinstimmen.
  • Mit dem Prognose-Zeitraum legen Sie fest für welchen Zeitraum die Veränderung der Altersstruktur berechnet werden soll. Mit den kleinen Pfeiltasten können sie auch die Veränderung der Altersstruktur in Jahresschritten simulieren. Alternativ geben Sie eine Zahl ein und drücken die "Enter" Taste. Als Ergebnis beobachten Sie, wie sich die Altersverteilung (gestrichelte Linie) mit den Jahren verändert.
  • Die Anpassung der Altersgrenzen ermöglicht Ihnen die voreingestellten Werte zu verändern:
    • Mit der Einstellung der "Altersgrenze für Ältere" legen Sie fest, ab welchem Alter Beschäftigte im Unternehmen zur Gruppe der "Älteren" gezählt werden sollen. Dieser Wert sollte in Abhängigkeit von den betrieblichen Bedingungen bestimmt werden. Soll mit der Altersstrukturanalyse die Situation bei altersbegrenzten Tätigkeiten z.B. infolge von hoher körperlicher Beanspruchung untersucht werden, kann die Altersgrenze niedrig angesetzt werden. Sind für die Beschäftigungsfähigkeit keine Einschränkungen infolge des biologischen Alters zu erwarten kann der Wert höher angesetzt werden. Schließlich können Sie durch einen Klick auf den Link "Kategorien" bzw. den entsprechenden Reiter am rechten Rand wählen, welche Datenreihen angezeigt werden sollen.
    • Mit dem Regler "Renteneintrittsalter" steuern Sie das durchschnittliche geplante Renteneintrittsalter im Unternehmen. Für eine langfristige Prognose können Sie bspw. das Renteneintrittsalter erhöhen und so die Auswirkungen der veränderten Rentengesetzgebung nachvollziehen.
  • Die Links "Daten-Kategorie wählen" und "Erweiterte Altersstruktur-Prognose" rufen die zusätzlichen Auswertungsfunktionen der Fenster-Reiter am rechten Bildschirmrand auf. Diese können auch direkt durch Klick auf den Reiter gewählt werden.

Altersstruktur-Grafik: Aktuelle und zukünftige Altersstruktur

Die Grafik links oben zeigt die aktuelle Altersstruktur (durchgezogene Linie) und bei Angabe eines Prognosezeitraums die zukünftige Altersstruktur (Standard: Balken). Die Grafik und die darin dargestellten Werte können durch einen Rechtsklick in die Grafik über die Schalftfläche "Eigenschaften" angepasst werden. Damit können Sie wählen, in welchen Altersintervallen die Daten dargestellt werden, ob die Prognose in Balken oder Linien dargestellt wird, die Werte gestapelt werden und ob die aktuelle Altersstruktur eingeblendet wird.

Bei Aktivierung der Linien-Darstellung wird die Prognose als gestrichelte Linie angezeigt. Zusätzlich zeigt die Grafik die Werte für die Altersgrenze Älterer Beschäftigter und das Renteneintrittsalter als senkrechte grüne Strichlinien an. Der Stern auf den Linie markiert den Median-Wert der jeweiligen Altersverteilung. Der Median ist ein statistisches Mittenmaß und zeigt das Grenzalter zwischen der jüngeren und der älteren Hälfte der Beschäftigten an. D.h. der fünfzigste von einhundert Beschäftigten hat das Medianalter. Diese und weitere Kennzahlen können Sie ablesen, wenn Sie mit der Maus über die Punkte in den Grafen fahren. Haben Sie die Maus passend positioniert werden Ihnen die genauen Werte für die Anzahl der Mitarbeitenden in den Altersgruppen angezeigt.

Bilanzgrafik: Personalkennzahlen zur Veränderung der Belegschaft im Prognosezeitraum

Die Bilanzgrafik im linken unteren Teilfenster illustriert mit einem Balkenpaar für jede gewählte Kategorie zwei Kennzahlen:

  1. Die Summe des Personalbedarfs am Ende des Prognosezeitraums. D.h. die Anzahl Beschäftigter die im Prognosezeitraum aufgrund des definierten Renteneintrittsalter oder einer geplanten Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus dem Unternehmen ausscheiden (Altersteilzeit oder Befristung entsprechend den Angaben in der Datentabelle).
  2. Die Veränderung der Anzahl älterer Beschäftigter gegenüber dem gegenwärtigen Stand (+/- Ältere). Diese Kennzahl zeigt nicht an, wieviele ältere Beschäftigte am Ende des Prognosezeitraums im Unternehmen beschäftigt sind, sondern wie sich deren Anzahl verändert. Diese Delta-Berechnung zur Veränderung der Anzahl älterer Beschäftigten kann positive und negative Werte zur Folge haben:
    • positiv: Die Zahl Älterer ist in Zukunft höher als in der Gegenwart
    • null: Es gibt keine Veränderung der Anzahl Älterer
    • negativ: Es scheiden mehr Ältere aus dem Unternehmen aus, als in diese Altersgruppe nachrücken, die Anzahl der älteren nimmt ab.

Wieso zwei Kennzahlen zur Veränderung der Belegschaft?

Zentrales Ziel einer Altersstrukturanalyse ist die Ermittlung von betrieblichen Herausforderungen durch die zukünftig erwartbare Veränderung der Belegschaft. In der Regel liegt das Augenmerk bei diesen Betrachtungen auf der Anzahl der durch Verrentung ausscheidenden Beschäftigten und in der Folge den damit verbundenen Anforderungen u.a. an Personalrekrutierung und Bindung sowie den Wissenstransfer.

Ebenso bedeutsam sind die Herausforderungen durch die in Zukunft wachsende Anzahl älterer Beschäftigter. Altersteilzeit und andere Frühverrentungsoptionen sowie wenig altersgerechte Arbeitsbedingungen haben in den vergangenen Jahren dazu geführt, dass nur wenige Beschäftigte bis zum Regelrentenalter gearbeitet haben. Mit der Abschaffung der finanziellen Anreize für die Frühverrentung und der Heraufsetzung des Rentenalters wird in den kommenden Jahren der Anteil Älterer in den Unternehmen wachsen. Um das Ausmaß dieser Herausforderung für das einzelne Unternehmen zu illustrieren nutzt der DemografieKompass das Veränderungs- bzw. Delta-Maß "+/- Ältere Beschäftigte". Weitere Personalkennzahlen können in den Prognose-Szenarien der "Erweitert"-Funktion berechnet und dargestellt werden.

Tabellarische Ergebnisdarstellung

Mit der Schaltfläche "Tabellarisch" am unteren Rand wechseln Sie in eine tabellarische Darstellung der Ergebnisse/cweb/cgi-bin-noauth/moin.cgi/DemografieKompass?action=AttachFile&do=get&target=Auswertungtabellarisch.png. In drei Fenstern erhalten Sie Kennzahlen zur aktuellen Altersstruktur, zur prognostizierten Altersstruktur und Personalkennzahlen zu den im Prognosezeitraum eintretenden Veränderungen. Durch Wahl der Schaltfläche "Zeilen-%" oder "Spalten-%" können Sie beeinflussen wie die Prozentwerte berechnet werden. Sobald Sie die Anzeige auf die Tabellendarstellung umgeschaltet haben, sehen Sie drei Bereiche mit Auswertungsergebnissen:

  • Die obere Tabelle zeigt den IST-Stand der Altersstruktur auf.
  • In der mittleren Tabelle werden die Daten der Prognose dargestellt.
  • Die untere Tabelle gibt die Bilanz mit der Anzahl der älteren Beschäftigten und dem entstehenden Personalbedarf im gewählten Prognosezeitraum an.

Die Größe der Tabellen können Sie innerhalb des Anwendungsfensters frei anpassen.Unter den absoluten Werten finden Sie wahlweise Zeilenprozente oder Spaltenprozente. Mit den Schaltflächen am unteren Rand wählen Sie die gewünschte Ergebnisdarstellung. Grüne Schaltflächen kennzeichnen aktivierte Einstellungen. Zusätzlich zu den genauen Informationen über die Anzahl der Mitarbeitenden in den gewählten Kategorien und prozentualen Ergebnissen berechnet der DemografieKompass statistische Kennzahlen wie den Mittelwert, Standardabweichung und Median. Die Daten in den Tabellen können Sie durch Markieren und Kopieren aus dem DemografieKompass in andere Anwendungenübertragen.

Prozentuale Ergebnisdarstellung

Durch Wahl der Schaltfläche "Prozentual" am unteren Rand können Sie statt der absoluten Beschäftigtenzahlen in den Ergebnisgrafiken prozentuale Werte anzeigen. Durch einen erneuten Klick auf die Schaltfläche kehren Sie in die absolute Ergebnisdarstellung zurück.

Hinweise zur Standard-Prognose im DemografieKompass

Bei der Standard-Berechnung der zukünftigen Altersstruktur schreibt der DemografieKompass die aktuelle Belegschaftsstruktur fort. Erreicht ein Mitarbeiter die eingestellte Altersgrenze, wird er als ausscheidender Mitarbeiter markiert und die Prognose-Mitarbeiteranzahl entsprechend verkleinert. Dies führt insbesondere bei alterszentrierten Belegschaften und langen Prognosezeiträumen dazu, dass das Ergebnis verfälscht wird. Da keine Neueinstellungen berücksichtigt werden sinkt die Mitarbeiterzahl in der Prognose stark und das Durchschnittsalter steigt stärker an als praktisch zu erwarten ist. Sollen Prognose-Szenarien erstellt werden, bei denen die Auswirkungen von Neueinstellungen berücksichtigt werden, nutzen Sie die "Erweitert" Funktion am rechten Rand der Anwendung.

Grenzen der Prognose-Genauigkeit der KurzCheck-Altersstrukturanalyse Mit dem KurzCheck erhalten Sie in wenigen Minuten einen Überblick über die gegenwärtige Altersstruktur im Betrieb und die Zukunftstrends. Grenzen in der Aussagefähigkeit der Zukunftsprognose ergeben sich aus der in der Standardeinstellung ungenauen Erfassung der Altersstruktur. Der Vorteil der schnellen und intuitiven Erfassung der Daten hat leider den Nachteil, dass die Ergebnisse nur grobe Schätzungen liefern können.

Sinnvoll ist der KurzCheck insbesondere für eine erste und schnelle Auseindandersetzung mit der Thematik. Er ermöglicht schnell und intuitiv verschiedene altersstrukturelle Szenarien zu erfassen und entsprechende Prognosen "durchzuspielen". Damit schult der KurzCheck das Gespür dafür, welche Faktoren und Stellgrößen zu den unterschiedlichen demografischen Herausforderungen für ein Unternehmen führen. Diese Erfahrungswerte auf Grundlage von in der Komplexität begrenzter Daten verbessern die Fähigkeiten zum Einsatz des Instruments der Altersstrukturanalyse. Sie unterstützen dabei zielgerichtet Daten für die Analyse aufzubereiten und zu untersuchen.

Vorsicht: Wenn Sie im KurzCheck mit Schätzwerten gearbeitet haben, sollten Sie vor der Ableitung von Maßnahmen eine Analyse mit dem ExpertenCheck auf Grundlage exakter Daten zum Alter der Beschäftigten durchführen. Die Genauigkeit der Ergebnisse des KurzCheck ist bei einer derart erfassten Datengrundlage hierfür nicht ausreichend.

Anleitung: Kategorien zur Feinsteuerung der Auswertungen nutzen

Am rechten Rand öffnet der Reiter "Kategorien" einen Auswahlbereich für die bei der Dateneingabe erfassten Datenkategorien und Merkmale. Dieser enthält die Auswahlbereiche "Sichtbare Datenreihen", "Filteroptionen" und "Auswahl". Diese drei Bereiche können Sie durch Klick auf das Pfeilsymbol rechts neben der Bezeichnung verkleinern oder vergrößern. Insbesondere bei kleinen Bildschirmen kann so der jeweils bearbeitete Bereich übersichtlicher dargestellt werden.

Sichtbare Datenreihen

Mit den Schaltflächen wählen sie für welche Beschäftigtengruppe Auswertungen erstellt und in den Grafiken bzw. Tabellen angezeigt werden sollen. Sie können beliebig viele Datenbereiche einzeln bzw. als Gruppe auswählen. Ist die Anzahl der angezeigten Werte zu hoch deaktivieren Sie einzelne Checkboxen.

Filteroptionen

Als zusätzliche Auswertungsoption steht Ihnen im ExpertenCheck die Funktion „Filteroptionen“ zur Verfügung. Damit ist es möglich, eine zweidimensionale Auswahl der Datenbasis zu realisieren. D.h. Sie können die in einer Datenreihe angezeigten Werte weiter eingrenzen und beispielsweise in der EDV-Abteilung aussschließlich die Ergebnisse für die weiblichen Beschäftigten berechnen und anzeigen. Diese Werte können anschließend mit denen der männlichen Beschäftigten dieser Abteilung verglichen werden. Zur Aktivierung eines Filters ist zusätzlich zu einer oder mehreren „Sichtbaren Datenreihen“ ein Haken in einer Kategorie des Feldes "Filteroptionen" zu setzen. Indem mehrere Filteroptionen aktiviert werden, kann die Schnittmenge der in die Berechnung eingehenden Datenbasis weiter eingegrenzt werden. Hinweis: Einmal gesetzte Filter sind u.U. schnell vergessen und beeinflussen in der Folge weitere Berechnungen. Bei der Arbeit mit Filtern ist zu berücksichtigen, dass diese die Datenbasis für die Berechnung aller sichtbaren Datenreihen verändern. "Vergessene" Filter können auf diese Weise schnell zu falschen Ergebnissen führen.

Beispiel 1: Filtern mit einer Kategorie

In der Tabelle wird der Zusammenhang zwischen der Berufsausbildung und der Abteilung Fertigung bei einer Prognose von fünf Jahren dargestellt. Das Ergebnis zeigt, dass 45,9% der Beschäftigten mit einer Berufsausbildung in der Abteilung Fertigung angestellt sind.

Beispiel 2: Filtern mit mehreren Kategorien

Als Beispiel für eine Kreuzauswertung mit mehreren Kategorien zeigt die folgende Grafik die Beschäftigten eines metallverarbeitenden Unternehmens an, die männlich sind, über eine Berufsausbildung verfügen und länger als 20 Jahre im Unternehmen beschäftigt sind. Über diese Funktion bietet sich Ihnen die Möglichkeit, neben dem Alter weitere Merkmale von Beschäftigtengruppen detailliert zu untersuchen. So lassen sich Handlungsbedarfe genauer bestimmen und Zusammenhänge zwischen verschiedenen Themen erkennen.

Anzeige der ausgewählten Daten

Welche Kategorien und Daten aussgewählt bzw. aufgrund der Filterung angezeigt werden zeigt neben den beiden Auswahlfenstern der unterste Bereich im rechten Auswahlfenster. Diesen Bereich können Sie durch Klick auf das Pfeilsymbol vergrößern. Angezeigt werden die ausgewälten Kategorien, die aktivierten Filter und die Anzahl der in der Auswertung berücksichtigten Beschäftigten.

Anleitung Erweiterte Altersstrukturanalyse: Fluktuation und Einstellungen berücksichtigen

Die Version 3.0 des DemografieKompass bietet mit dem Reiter "Erweitert" am rechten Rand weitere Funktionen zur Altersstrukturanalyse. Damit können Szenarien zur Entwicklung des Personalbedarfs und der Altersstruktur simuliert werden, die folgende Faktoren berücksichtigen:

  1. Beschäftigtenkategorie (z.B. Qualifikation)
  2. Fluktuation
  3. Geplanter Personalbedarf
  4. Nachbesetzung von freien Stellen

Mit Klick auf "Erweitert" wird ein neues Bearbeitungsfenster des DemografieKompass geöffnet. Darin können alle Einstellungen vorgenommen werden. Die Ergebnisse werden wie im bereits bekannten Teil des DemografieKompass dargestellt. Bei den Personalkennzahlen stehen darüber hinaus zusätzliche Werte zur Verfügung. Durch einen Rechtsklick auf die Ergebnisgrafiken haben Sie mit der Schaltfläche "Einstellungen" die Möglichkeit die angezeigten Datenreihen zu verändern und das Aussehen der Grafiken anzupassen. Die Ergebnisgrafik liefert Werte, sobald die ersten Einstellungen vorgenommen sind und wird mit jeder weiteren Eingabe fortlaufend aktualisiert.

Es können beliebig viele Prognosen erstellt und gespeichert sowie wieder verändert werden. Beim Einstieg in die Prognose muss festgelegt werden für welchen Zeitraum und mit welchen Werten für die Altersgrenze Älterer und das Renteneintrittsalter kalkuliert werden soll. Sobald der nächste Bearbeitungsschritt aktiviert wird, können diese Werte nicht mehr geändert werden. Mit der erweiterten Prognose können die Ungenauigkeiten und Begrenzungen einer einfachen Altersstrukturanalyse, bei der diese Faktoren nicht berücksichtigt sind, überwunden werden. Gleichzeitig erhöht die Menge der Faktoren die Komplexität der Auswertungen und macht diese deutlich aufwändiger.

Kategorie festlegen

Wie in der Standard-Auswertung kann die Kategorie der Daten für die Prognose ausgewählt werden. Sinnvoll ist bspw. eine Planung nach unterschiedlichen Qualifikationsgruppen oder ggf. Abteilungen. Eine Möglichkeit Daten zu filtern oder bestimmte Beschäftigtengruppen aus der Berechnung auszuschließen besteht nicht.

Fluktuation festlegen

Mit Klick auf die Schaltfläche "Kurz-Analyse" öffnen Sie das Fenster zur schnellen Festlegung der Fluktuation. Im oberen Bereich des Fensters legen Sie den Umfang der Fluktuation einheitlich für alle Beschäftigten fest. Sie können dazu einen Prozentwert oder eine absolute Anzahl eingeben. Die Software rundet dabei die Werte in dem Datenfeld, in dem Sie keine Angabe gemacht haben. Als Ergebnis erhalten Sie eine Anzahl Beschäftigte, die im Prognosezeitraum das Unternehmen aufgrund von Fluktuation verlässt (Feld "Summe Fluktuation...")./cweb/cgi-bin-noauth/moin.cgi/DemografieKompass?action=AttachFile&do=get&target=FluktuationFestlegen.JPG Im zweiten Bearbeitungsschritt legen Sie im unteren Eingabebereich fest, welchen Altersgruppen die Beschäftigten angehören, die aufgrund von Fluktuation das Unternehmen verlassen. Sind für alle Beschäftigten Eingaben gemacht erscheint ein grünes Symbol und das Abfrage-Fenster kann mit Klick auf "OK" geschlossen werden. Durch Klick auf "Detail-Analyse" haben Sie die Möglichkeit für die verschiedenen Beschäftigtengruppen der gewählten Kategorie unterschiedliche Fluktuationsraten und Altersverteilungen für die aufgrund von Fluktuation ausscheidenden Beschäftigten festzulegen./cweb/cgi-bin-noauth/moin.cgi/DemografieKompass?action=AttachFile&do=get&target=FluktuationFestlegenOK.JPG

Personalbedarf planen

Mit Klick auf "Personalbedarf planen" öffnet sich ein Abfrage-Fenster mit mehreren Spalten. Links wird die Anzahl der aktuell Beschäftigten Gesamt und in den Ausprägungen der gewählten Kategorie dargestellt. In der Mitte wird die Anzahl der Personalabgänge aufgrund von Fluktuation, Renteneintritt und geplant auslaufenden Beschäftigungverhältnissen dargestellt. Im rechten Bereich können Sie Eingaben vornehmen und planen, wie viele Beschäftigte am Ende des Prognosezeitraums im Unternehmen beschäftigt sein sollen. Die Eingabe erfolgt entweder durch Eingabe der geplanten Anzahl Beschäftigte in den einzelnen Ausprägungen der gewählten Kategorie oder Anpassung des Wertes für die Veränderung der Beschäftigten-Anzahl. Mit "OK" bestätigen Sie die Eingabe und schließen das Fenster./cweb/cgi-bin-noauth/moin.cgi/DemografieKompass?action=AttachFile&do=get&target=PersonalbedarfPlanen.JPG

Freie Stellen besetzen

Mit Klick auf "Freie Stellen besetzen" öffnen Sie das Abfrage-Fenster zur Simulation von Neu- und Nachfolgeeinstellungen. Im Standard-Dialog können Sie für jede Beschäftigtengruppe das Einstellungsalter einheitlich festlegen. Eine Simulation der Einstellung von Beschäftigten unterschiedlichen Alters innerhalb einer Beschäftigtengruppe ist möglich, wenn Sie auf die Schaltfläche "Erweitert" im Abfrage-Fenster klicken. Damit können Sie für jede einzustellende Person ein individuelles Alter festlegen. Es ist möglich, die detaillierte Erfassung nur für bestimmte Beschäftigtengruppen durchzuführen und für andere eine einheitliche Erfassung vorzunehmen./cweb/cgi-bin-noauth/moin.cgi/DemografieKompass?action=AttachFile&do=get&target=FreieStellenBesetzen.JPG

Weitere Funktionen

Drucken und Druckvorschau

Die Druckfunktion des DemografieKompass für Windows wird über das Menü "Datei" aufgerufen. Der Ausdruck dokumentiert auf drei Seiten die aktiven Einstellungen, die Ergebnisgrafiken und die Tabellen zur aktuellen und prognostizierten Altersstruktur der Standard-Auswertung. Für die erweiterte Auswertung steht keine Druckfunktion zur Verfügung. In diesem Bereich können Sie zur Dokumentation die Schaltfläche "Bildschirmfoto" nutzen, die Ergebniswerte aus der Tabellenansicht kopieren oder die Ergebnisgrafiken mit einem Rechtsklick als Bilddatei speichern. Die Druckvorschau erstellt eine Bildschirm-Vorschau des Ausdrucks.

Die Druckfunktion des DemografieKompass Online öffnet auf einem neuen Reiter im Browser einen Dialog, in dem die Einstellungen für die Prognose und den Ausdruck überprüft und angepasst werden können. Mit einem weiteren Klick auf "Drucken" wird eine Druckansicht erstellt, die sich mit der Druckfunktion des Browsers oder die Schaltfläche am Ende der Seite ausdrucken lässst.

Exportieren von Daten

Der DemografieKompass für Windows ermöglicht mit der Export-Funktion im Datei-Menü die aktuelle und prognostizierte Altersstruktur als zwei Excel-kompatible Tabellenblätter zu speichern. Gespeichert werden die Daten der Standard-Prognose. Für die erweiterte Prognose steht derzeit keine Export-Funktion zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie die Ergebniswerte durch markieren und kopieren aus der Tabellenansicht in andere Programme übernehmen.

Der DemografieKompass Online bietet die Möglichkeit, die eingegebenen Daten und die Auswertung im DemografieKompass für Windows Dateiformat zu exportieren. Auf diese Weise können Sie online eingegebene Daten offline weiter bearbeiten, speichern, drucken und exportieren.

Eine Altersstrukturanalyse dokumentieren

Im Verlauf einer Altersstrukturanalyse werden viele Auswertungen und Ergebnisse erstellt. Um im späteren Verlauf diese Ergebnisse überblicken zu können ist es sinnvoll zentrale Ergebnisse fortlaufend zu dokumentieren. Dazu können Sie die "Bildschirmfoto"-Funktion nutzen oder sie dokumentieren einzelne Ergebnisgrafiken als Bild-Datei durch einen Rechtsklick und die Funktion "Bild speichern unter". Diese Bilder oder alternativ die Werte der Ergebnistabelle können Sie in eine Präsentation oder Text-Dokument einfügen. Notieren Sie dazu am besten jeweils eine kurz Überschrift, aus der die Einstellungen der Analyse hervorgehen und ggf. eigene Kommentare und Anmerkungen.

Ergebnis-Grafiken speichern

Der DemografieKompass für Windows bietet verschiedene Möglichkeiten zum Speichern der Ergebnis-Grafiken. Mit dem Button „Bildschirmfoto“ können Sie die gesamte Ansicht des DemografieKompass-Anwendungsfensters als Bild speichern. Das hat den Vorteil, dass Sie auch sämtliche Informationen zur Legende mit kopieren. Alternativ können Sie die einzelnen Ergebnisgrafiken mit einem Rechtsklick auf die Grafik und Auswahl der Funktion "Bild speichern unter" an einem beliebigen Ort auf Ihrem Rechner speichern. Achten Sie dabei darauf, möglichst sprechende Dateinamen zu vergeben (z.B. "Altersstruktur Abteilung X 5 Jahre" oder "Ergebnisse Gesamt 10 Jahre"), sodass zu einem späteren Zeitpunkt die Orientierung leicht fällt. Die gespeicherten Bilddateien können Sie sofort oder zu einem späteren Zeitpunktin andere Programme einfügen.

Gewählte Kategorien dokumentieren und anpassen

In der Altersstruktur-Grafik sind die Beschäftigtengruppen farblich gekennzeichnet. Für die Dokumentation bspw. in einer Präsentation müssen Sie die zugehörige Legende ebenfalls als Bilddatei dokumentieren. Sie können dazu in der rechten Spalte den Bereich der "sichtbaren Datenreihe", "Filteroptionen" oder "Auswahl" durch die Funktion "Bildschirmfoto" speichern und ggf. mit einem Bild-Zuschneide-Werkzeug (z.B. in Powerpoint) anpassen. Mit den blauen Pfeilen auf der rechten Seite haben Sie die Möglichkeit, diese drei Bereiche ein- oder auszublenden und somit die Größe der Anzeige entsprechend Ihrem Bedarf anzupassen. Auch den Anzeigebereich der Grafiken bzw. Tabellen auf der Seite können Sie mit der Maus vergrößern oder verkleinern.

Nutzen und Anwendungsbereiche des DemografieKompass

Der DemografieKompass bildet die betriebliche Altersstruktur ab und ermöglicht vielfältige Prognosen zur zukünftigen Altersstruktur. Im Ergebnis liefert das Tool Personalkennzahlen zum Personalbedarf infolge von Renteneintritten, der geplanten Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen und Fluktuation. Eine weitere wesentliche Kennzahl ist die Zu- bzw. Abnahme älterer Beschäftigter.

Damit veranschaulicht der DemografieKompass wie stark die Herausforderungen für das Unternehmen durch die Alterung der Belegschaft und Personalbedarf sind, in welchen Unternehmensbereichen diese schwerpunktmäßig liegen und wann sie voraussichtlich eintreten. Damit ist die Altersstrukturanalyse ein wichtiges Werkzeug zu einer mittel- und langfristigen Personalplanung für Abteilungen, Qualifikationsgruppen und Schlüsselpositionen.

Nicht leisten kann der DemografieKompass die Entwickung von betrieblichen Konzepten und Maßnahmen, die dazu beitragen, die Risiken des demografischen Wandels zu verringern. Diese Aufgabe ist in einem weiteren Prozess auf Grundlage der Altersstrukturanalyse und weiterer Analyse-Instrumente anzugehen.

Handlungsbedarfe erkennen und Ziele und Maßnahmen entwickeln

Mit dem DemografieKompass haben Sie die Altersstruktur im Unternehmen untersucht und für bestimmte Bereiche vertiefende Analysen erstellt. Sie kennen nun die Trends, die sich durch das Altern der Belegschaft ergeben und den voraussichtlich entstehenden Personalbedarf. Damit sind erste mögliche Handlungsfelder benannt. Bevor Sie nun aktiv werden, sollten Sie eine Auswahl treffen. Beachten Sie: Nicht in jedem Handlungsfeld steckt zwangsläufig ein wichtiger Handlungsbedarf!

Nach Durchführung der Altersstrukturanalyse ist zu prüfen, ob ausreichend bekannt ist, wie sich das Unternehmen voraussichtlich entwickeln wird. Liegen hierzu Überlegungen und Planungen vor, können diese mit den erweiterten Funktionen des DemografieKompass simuliert werden. Mögliche Handlungsbedarfe, die sich direkt aus der Altersstrukturanalyse ergeben sind:

  • Eine wachsende Anzahl älterer Beschäftigter: Zu prüfen ist, inwiefern alle betroffenen Arbeitsplätze ausreichende Voraussetzungen für eine Arbeit bis ins Alter bieten. Ist dies bspw. aufgrund hoher körperlicher Belastungen nicht der Fall, sind kurzfristig Gegenmaßnahmen erforderlich. Mittel- und langfristig lohnt sich eine Verringerung von Belastungen und Prävention für die Beschäftigten aller Altersgruppen.
  • Ein verstärkter Bedarf an Nachwuchs: Zu prüfen ist, wie viel Erfahrung das Unternehmen in der Gewinnung und Bindung von Beschäftigten hat, wie es gelingt Beschäftigte für neue Aufgaben zu qualifizieren und ob mit den bisherigen Strategien der zukünftige Personalbedarf gedeckt werden kann?

Eine weitere zu berücksichtigende Stellgröße ist die Entwicklung des Angebots am regionalen, bzw. für das Unternehmen zentralen Arbeitsmarkt. Verschiedene Institutionen wie die Agentur für Arbeit und die Bertelsmann Stiftung liefern Informationen zur Situation auf regionalen Arbeitsmärkten und der demografischen Entwicklung.

Schlüssige Handlungsansätze zu diesen Themen setzen an mehreren betrieblichen Handlungsfeldern an und bauen auf miteinander abgestimmte Maßnahmen. So haben Konzepte zur Verbesserung der Rekrutierung von Fachkräften auf Dauer wenig Erfolg, wenn nicht gleichzeitig eine ggf. hohe Fluktuation durch Maßnahmen zur Verbesserung des Arbeitsklimas und der Führungsqualität angegangen wird.

Zur Analyse der für eine ganzheitlich Demografie-Strategie betrieblichen Themenfelder liegen eine Reihe von Instrumenten vor. Die TBS NRW bietet mit dem UnternehmensCheck Beschäftigungsfähigkeit auf http://www.demobib.de einen niedrigschwelligen Einstieg in die Entwicklung einer alterns- und altersgerechten Arbeitsgestaltung. Die Spanne reicht von der Förderung von Mitarbeiterpotenzialen und der Gesundheit über die Mitarbeiterbindung und Work-Life-Balance bis hin zu Fragen der Wertschätzung und guter Führung. Leitlinie des Konzepts ist die gemeinsame Verantwortung von Unternehmen und Beschäftigten für die Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit. Für alle Beschäftigtengruppen sind fördernde und fordernde Bedingungen zu gestalten. Maßnahmen beschränken sich damit nicht auf einzelne Beschäftigtengruppen, sondern berücksichtigen Jung und Alt gleichermaßen. Diese Generationengerechtigkeit des Ansatzes wird auch in der Notwendigkeit individueller Aktivitäten deutlich. Nur wo Beschäftigte Angebote und Möglichkeiten nutzen, kann die Beschäftigungsfähigkeit nachhaltig und effektiv verbessert werden.

Einen weiteren Handlungsleitfaden bietet die Initiative Demografie-Aktiv des Ministeriums für Arbeit, Integration und Soziales NRW (MAIS), der Vereinigung der Unternehmensverbände NRW und des DGB NRW an. Informationen hierzu finden Sie auf http://www.arbeit-demografie.nrw.de

Datenschutz

Die im DemografieKompass erfassten Daten ermöglichen häufig einen Rückschluss auf einzelne Personen und Zugriff auf sensible, schützenswerte personenbezogene Daten. Bei der Erfassung, Speicherung und Verarbeitung der Daten sind die Grundsätze des Datenschutzes zur berücksichtigen. Vermeiden Sie personenbezogene Daten wie z.B. den Namen von Beschäftigten, die nicht für die Auswertung benötigt werden. Achten Sie bei der Speicherung und Nutzung der Daten und Auswertungen darauf, dass nur befugte Personen Zugriff hierauf erhalten. Binden Sie den betrieblichen Datenschutzbeauftragten und die betriebliche Interessenvertretung in ein Projekt zur Altersstrukturanalyse ein. Die TBS NRW berät Sie hierzu bei Bedarf gerne.

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